מתכוננים לפרזנטציה? איך עושים את זה נכון!

מאת עדי צבי-קנדינוב, 21/05/2023

במציאות של היום, כאשר העולם נמצא בהתפתחות טכנולוגית מואצת, כישורים אנושיים ייחודיים כמו עמידה מול קהל והעברת מסרים הופכים להיות מצרך נדיר ומבוקש. בין אם נדרשתם להציג רעיון חדש, לספק עדכון לפרויקט או להציג מצגת ללקוח, היכולת ללמד, לשכנע ולסחוף אחרים בעזרת פרזנטציות היא נכס רב ערך. יחד עם זאת, בעבור מי שאינו מנוסה או מיודע עם אמנות העברת המסרים, נראה כי האתגרים הם רבים והפער מרגיש כמעט בלתי ניתן לגישור. בכתבה זו אתן טיפים פרקטיים כדי לכתוב ולהעביר פרזנטציה טובה ומוצלחת במקום העבודה ולייצר הדרכות בלתי נשכחות!

1. הבינו את הקהל

כחלק מתהליך הכנה לפרזנטציה, ושנייה לפני שתצללו לתהליך יצירת התוכן ועיצוב המצגת, הקדישו זמן ומחשבה כדי להבין את הקהל מולו תעמדו. קחו בחשבון את הרקע ממנו הם מגיעים, מידת המומחיות ואת האינטרסים שאיתם הם באים לשולחן. פרזנטציה טובה צריכה להיות מותאמת לצרכים ולציפיות שלהם. כך תהיו מסוגלים לייצר מעורבות גבוהה יותר ולהימנע מהתנגדויות שעלולות לצוץ בקרב הקהל ולהסיט את הדיון למחוזות לא רצויים.

2. נושאים לפרזנטציה – מה המטרות שלך?

לכל פרזנטציה טובה יש מטרה ברורה. הגדירו את המטרות אותם תרצו להשיג: באיזו הרגשה תרצו שהקהל שלכם יצא או עם אילו כלים. כאשר אתם מחפשים נושאים לפרזנטציה, הגדירו מסר מרכזי ומטרות ספציפיות אותן תשאפו להשיג. ברגע שתהיה מולכם מטרה ממוקדת, היא תנחה את תהליך יצירת התוכן ותעזור לכם להישאר במסלול בעת בניית המצגת וההעברה שלה מול הקהל.

3. שמרו על מבנה!

מצגת עם מבנה ברור מבטיחה בהירות וקוהרנטיות. חיפוש אינטרנטי קצר יניב לכם מגוון תבניות למבנים אפשריות ובחירת המבנה הנכון תלויה בנושא, בקהל ובמטרות שלך. בין אם תבחרו בסיפור סוחף, הצגת בעיה ופתרונה, פאנל שאלות תשובות או אפילו יצירת ניסוי או הדגמה חיה, השמירה על מבנה תסייע לכם בתהליך הכתיבה ובזמן ההופעה מול הקהל.

4. דמיון מודרך – כלים ויזואליים

עזרים חזותיים מהווים כלים רבי עוצמה בכל מה שקשור להעברת מסרים, הם משפרים את מעורבות הקהל ואת יכולת ההבנה שלו. שלבו בין שקופיות, תמונות, גרפים או סרטונים כדי להמחיש את הרעיונות שלכם. הקפידו לשמור על הוויזואליה פשוטה ולא עמוסה בפריטים, השתמשו בצבעים שמחמיאים למותג שממנו אתם מגיעים או על זה שאתם מדברים עליו, ונסו לשמור על שפה ויזואלית אחידה איתה תתכתבו לאורך המצגת כולה.

5. ספרו את הסיפור

היכולת לספר סיפור ולסחוף באמצעותו היא טכניקה אותה ניתן לרכוש ולשכלל. לאורך הפרזנטציה נסו לשזור חוויות אישיות ומצאו קו עלילה מסקרן וסוחף. סיפורים מייצרים מעורבות וחיבור רגשי, זה מקל על הקהל להתחבר למסרים שלכם וגם אליכם ברמה עמוקה יותר. כיום אנחנו יודעים כי הנרטיב הוא הכל – ונרטיב מרתק יתמוך במטרות שלכם ובנקודות שתרצו להעביר, וייצרו השפעה מתמשכת ואף בלתי נשכחת.

6. צרו עניין

לכל אחד ואחת מאיתנו זכורה החוויה של חוסר עניין או שעמום מול מצגת או שיעור בעבר, כדי למנוע את המצב עבורכם בצד השני, חשבו איך אתם מייצרים עניין ושומרים את תשומת לב הקהל שלכם. עודדו אינטראקציה על ידי שאילת שאלות, או שילוב של סקרים או אפילו פעילויות. נסו לייצר מרחב בו נוח למשתתפים לשתף אנקדוטות רלוונטיות או לענות על שאלות.

7. תרגול, תרגול, תרגול

אף אדם לא נולד מומחה, זכרו את זה ונסו לצבור ניסיון איפה שרק אפשר. תרגלו ותקיימו חזרות על המצגת שלכם איפה שרק ניתן ומול כל מי שמעוניין לשמוע, וגם מול מי שאין לו ברירה 😉. אחרי החזרה נסו לשים לב, איפה הרגשתם ביטחון או מה היה לכם יותר קשה להעביר בצורה ברורה. בדיוק כמו בראיון עבודה, שימו לב לטון הדיבור, לשפת הגוף ולהרגשה הכללית. ככל שתתרגלו יותר, כך ברגע האמת תוכלו להיות יותר נינוחים וטבעיים.

8. מה עושים עם הלחץ?

קודם כל זוכרים שלחץ הוא טבעי וקורה אצל כולם, גם אצל המיומנים שבמרצים. ברגע שנותנים מקום לתחושות ניתן גם לנסות לנהל אותם או לעבור דרכן. נסו לתרגל נשימות, הדמיה או הצהרות וחשיבה חיובית לפני שאתם ניגשים לפרזנטציה עצמה. נסו לזכור ולהתמקד בערך שאתם מביאים עמכם, ביכולות ובידע אותם אתם נושאים וזהו את הלחץ כהזדמנות לצמיחה והתקדמות.

9. משוב – הדרך לשיפור מתמיד

אחרי שאתם מסיימים את הפרזנטציה, אל תהססו לקבל משוב מהעמיתים שלכם ומחבריכם לעבודה או ללימודים. נסו לקבל את המשוב כביקורת בונה, והסתכלו עליו כהזדמנות לשיפור מתמיד וצמיחה. צאו מנקודת הנחה שלכל אחד יש מה לשפר, ומי לא מנסה לא טועה!

אז שיהיה לכם המון בהצלחה!