ישיבה מנומסת

אין מקום שבו לנימוסים טובים ולהתחשבות בזולת יש השפעה טובה יותר מאשר בחדר הישיבות. להלן מקבץ טיפים שיהפכו כל ישיבה ליעילה, עניינית וממוקדת, ללא בזבוז מיותר של זמן.

סוף ישיבה במחשבה תחילה

מיקום הישיבה – במידה והישיבה נערכת מחוץ למשרד, יש לבחור מקום שיהיה קרוב ונגיש לכל המשתתפים בישיבה. יש להסדיר ולהבהיר מראש את נושא החניה או התחבורה הציבורית למקום המיועד.
מועד הישיבה – צריך להיקבע תוך התחשבות מרבית בלו"ז המוזמנים. לא מומלץ לקבוע ישיבות בתחילת שבוע, בסופי שבוע ובערבי חג.
שעת הישיבה – צריכה להיות נוחה, כך שהמשתתפים יוכלו להגיע בזמן וללא לחץ. כדאי לקחת בחשבון את שעות לחצי התנועה בכבישים.
הזמנה לישיבה – את ההזמנה יש להפיץ מספיק זמן מראש, כדי לתת שהות למשתתפים להתכונן לישיבה. במידה והמיקום אינו מוכר למשתתפים יש לצרף מפה.
נוסח ההזמנה – על ההזמנה להיות מנוסחת בצורה קצרה ובהירה ועליה לכלול את הפרטים הבאים: שם הפורום המתכנס, תאריך, שעת התכנסות, שעת התחלת הישיבה, שעת סיום, מיקום, נושאי הדיון ושמות המשתתפים. הנימוס מחייב את מקבל ההזמנה לאשר את קבלתה.
חומר רקע – כדי שהמשתתפים יגיעו מוכנים, יש לשלוח מראש את חומר הרקע הרלוונטי ולוודא באמצעות הטלפון, שהחומר הגיע. אם מוזמנים לישיבה אורחים שאינם מוכרים, רצוי לצרף את קורות החיים שלהם לשאר המשתתפים, לשם מתן רקע ראשוני.
תזכורת – יומיים לפני קיום הישיבה יש לצלצל, להזכיר ולוודא שאנשים קראו את חומר הרקע ששלחת אליהם.

הכנת מקום הישיבה

כיבוד – יש להכין פינה נפרדת לשתיה חמה עם כל המצרכים הדרושים וכוסות עם תחתיות בדוגמה אחידה. הכיבוד המומלץ הוא כזה שניתן לקחת ביד, כגון עוגיות או סנדוויצ'ים קטנים (רצוי להימנע מהגשת בורקס). לישיבה ארוכה יש לדאוג לארוחה קלה. על שולחן הישיבה יונחו קנקני מים מינראליים וכוסות זכוכית עם תחתיות.
סדר הישיבה – כדאי לתכנן מראש את סדר ישיבת המשתתפים, על מנת ליצור או למנוע קשר עין (במקרה של יריבות ידועה מראש) בין המשתתפים. מקומות הישיבה יסומנו בעזרת "אוהלי שם" עליהם יכתבו: שם המשתתף, התואר והתפקיד. מנהל הישיבה ישב במיקום המתאים ביותר לשליטה בישיבה, בהתאם לצורת השולחן.
אבזור על השולחן – על השולחן יונחו עטים אחידים, דפי כתיבה או תיקייה מסודרת לכל משתתף. כדאי לשים במרכז השולחן סידור פרחים שטוח.
אבזרי מצגת – יש להכין מראש את כל האביזרים הדרושים למצגת ולבדוק את תקינותם.
הכנת החדר – יש לבדוק שתאורת החדר פועלת במלואה, כדאי למזג מראש, בהתאם לצורך, להציב כסאות נוחים, לדאוג לניקיון ולפח אשפה קטן.

מהלך הישיבה

 
קבלת פנים – יש להקדיש עד כעשרים דקות לקבלת פנים. בזמן זה אנשים יחליפו אווירה, ינהלו "סמול טוק", יכירו את שאר המשתתפים ויתכבדו. במהלך הישיבה לא מנומס ולא רצוי לאכול, משום שזה מוריד מהריכוז. קבלת פנים מאפשרת למאחרים להגיע ולהצטרף וכך ניתן להתחיל בישיבה כשכולם כבר נמצאים.
תחילת הישיבה – תמיד יש להתחיל בזמן שהוגדר מראש. יש לבקש מהמשתתפים לכבות או להחריש פלאפונים ולדרוש מהם, בכל מקרה, להימנע מקבלת שיחות במהלך הישיבה. במקרים דחופים ניתן להכניס פתקים.
הפסקות – יש לאפשר הפסקות, בכל 3/4 שעה למשך עשר דקות.
סגנון הדיבור – על המשתתפים להתנהג בנימוס ולהקפיד על תרבות דיבור. אין להתפרץ לדברי אדם שקיבל את רשות הדיבור ואין לנהל שיחות פרטיות במהלך הישיבה.

לסיים בנימוס:

סיכום הישיבה – כעשר דקות לפני שעת סיום הישיבה, כפי שהוגדרה מראש, היושב ראש מסכם את הישיבה, גם אם המשתתפים עדיין לא סיימו את הדיון בכל הסעיפים. במידה ונדרשת הארכת זמן עליו לבקש רשות מכל המשתתפים. במידה ולא ניתנה הסכמה להמשיך את הישיבה, יש לקבוע תאריך נוסף להמשך הדיון.
דברי תודה – חשוב להודות לכל המשתתפים ולסיים את הישיבה בנימה חיובית, חיוך והרגשה טובה.
ולסיום סיומת – פרוטוקול הישיבה, אשר נרשם במהלכה, יופץ בין המשתתפים לא יאוחר מיומיים לאחר קיום הישיבה, בליווי תזכורת לתאריך הישיבה הבא.
יישום כל ההמלצות הנ"ל יתרום לישיבה אפקטיבית וטובה שתנוהל באווירה חמה, רגועה ונינוחה – כך שהמשתתפים יהיו פנויים לגמרי לעסוק בנושאי הישיבה ובתכנים עצמם.
כתב : גיל פרץ עבור ל.מ. עולם של כח אדם

תחומי התמחות